Heizkostenabrechnung prüfen: Fristen, typische Fehler, deine Rechte

Der Umschlag von der Hausverwaltung ist dick, vorne steht eine Nachzahlung. Und dahinter folgen Seiten voller Zählerwerte, Einheiten und Kostenblöcke. Musst du das einfach hinnehmen? Nein. Die Regeln für die Abrechnung stehen in der Heizkostenverordnung und im Bürgerlichen Gesetzbuch. Viele Punkte kannst du mit der Vorjahresabrechnung und einem Taschenrechner selbst prüfen.

Für wen gilt die Heizkostenverordnung?

Sie gilt für die Verteilung der Kosten zentraler Heizungs- und Warmwasseranlagen auf die Nutzer der versorgten Räume. Auch gelieferte Wärme, etwa Fernwärme, fällt darunter (§ 1 HeizkostenV). Der Gebäudeeigentümer muss deinen Verbrauch erfassen und die Kosten danach verteilen. Für Eigentumswohnungen gilt die Verordnung ebenfalls (§ 3).

Auch Häuser mit zentraler Wärmepumpe fallen darunter. Wurde der Verbrauch dort am 1. Oktober 2024 noch nicht erfasst, musste der Gebäudeeigentümer bis zum 30. September 2025 Zähler oder Heizkostenverteiler einbauen lassen (§ 12 Abs. 3).

Es gibt Ausnahmen. In einem Haus mit höchstens zwei Wohnungen, von denen der Vermieter eine selbst bewohnt, können abweichende Vereinbarungen im Mietvertrag vorgehen (§ 2). Ausgenommen sind außerdem zum Beispiel Gebäude mit sehr geringem Heizwärmebedarf sowie Alters-, Pflege- und Studentenwohnheime (§ 11).

Heizt du mit eigener Gastherme und eigenem Gasvertrag, kommt deine Rechnung dagegen direkt vom Versorger. Was du dort prüfst, steht in Abschlag, Preiserhöhung, Gasvertrag prüfen.

Die Heizkostenabrechnung besteht im Kern aus zwei Teilen. Zuerst stehen die Kosten, die für das ganze Haus angefallen sind. Danach werden sie nach einem festen Schema auf die einzelnen Wohnungen verteilt. In beiden Teilen können Fehler stecken.

Welche Fristen gelten?

Für Mietwohnungen regelt das § 556 Abs. 3 BGB. Über die Vorauszahlungen ist jährlich abzurechnen. Die Abrechnung ist dir „spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums mitzuteilen“. Kommt sie später, ist eine Nachforderung ausgeschlossen, „es sei denn, der Vermieter hat die verspätete Geltendmachung nicht zu vertreten“. Ob das bei dir so ist, muss man juristisch genau prüfen, betonen die Verbraucherzentralen.

Für dich läuft eine eigene Frist. Einwendungen gegen die Abrechnung musst du „spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Zugang der Abrechnung“ mitteilen. Danach kannst du sie nicht mehr geltend machen, es sei denn, du hast die Verspätung nicht zu vertreten.

Prüf auch den Zeitraum selbst. Er sollte in der Regel ein Jahr umfassen und nahtlos an die letzte Abrechnung anschließen. Bist du umgezogen, zahlst du in der neuen Wohnung erst ab Einzug und in der alten nur bis zum Auszug.

Wie viel darf nach Fläche verteilt werden?

Das regelt der Verteilerschlüssel. Von den Kosten der zentralen Heizung sind „mindestens 50 vom Hundert, höchstens 70 vom Hundert nach dem erfassten Wärmeverbrauch der Nutzer zu verteilen“ (§ 7 Abs. 1 HeizkostenV). Der Rest geht nach Wohn- oder Nutzfläche oder nach umbautem Raum. Für Warmwasser gilt dieselbe Spanne (§ 8). Höhere Verbrauchsanteile als 70 Prozent sind erlaubt, wenn sie vertraglich vereinbart sind (§ 10).

In einem Fall sind 70 Prozent Pflicht. Das betrifft Gebäude, die das Anforderungsniveau der Wärmeschutzverordnung von 1994 nicht erfüllen und mit Öl oder Gas beheizt werden. Zusätzlich müssen ihre freiliegenden Heizleitungen überwiegend gedämmt sein (§ 7 Abs. 1 Satz 2).

Den Schlüssel wählt der Gebäudeeigentümer. Ändern darf er ihn nur aus bestimmten Gründen und nur „mit Wirkung zum Beginn eines Abrechnungszeitraumes“ (§ 6 Abs. 4). Leg deshalb die Vorjahresabrechnung daneben. Hat sich der Schlüssel geändert, frag nach, ob und wann du darüber informiert wurdest.

Schau auch auf die Flächen. Stehen Wohnungen leer, dürfen deren Kosten laut Verbraucherzentralen nicht auf die anderen Mieterinnen und Mieter abgewälzt werden. Vergleich deshalb die Quadratmeterangaben mit dem Vorjahr. Sie sollten gleich geblieben sein.

Stimmen die Brennstoffkosten?

Die Abrechnung muss die Kosten für den Brennstoff aufführen, etwa für Öl, Gas oder Fernwärme. Dazu kommen die sogenannten Heiznebenkosten, zum Beispiel für Schornsteinfeger oder Wartung. Sie müssen einzeln aufgeführt sein. Reparaturkosten dürfen dir nicht berechnet werden. Die trägt der Vermieter.

Ob der Brennstoffpreis plausibel ist, rechnest du selbst aus: Gesamtkosten für den Brennstoff geteilt durch die verbrauchte Menge, und zwar in der Einheit des Richtwerts. Bei Heizöl und Flüssiggas also pro Liter, bei Erdgas pro Kilowattstunde, bei Wärmepumpenstrom pro Kilowattstunde Strom (Richtwert 18 bis 42 Cent), bei Fernwärme pro Megawattstunde (1.000 Kilowattstunden). Das Ergebnis vergleichst du mit den groben Richtwerten der Verbraucherzentralen.

Bei Heizöl und Flüssiggas lohnt ein Blick auf die Bestände. Ein häufiger Fehler ist ein Anfangs- und Restbestand von jeweils 0 Litern, berichten die Verbraucherzentralen. Dass der Tank nach einer Heizsaison komplett leer ist, sei sehr unwahrscheinlich. Der Anfangsbestand sollte in der Regel dem Endbestand der Vorjahresabrechnung entsprechen.

Kostet bei lagerfähigen Brennstoffen jede Lieferung etwas anderes, darf kein Durchschnittspreis gebildet werden. Es gilt „First in – first out“: Was zuerst geliefert wurde, wird zuerst berechnet. War die erste Lieferung günstig, muss dir zuerst dieser Preis berechnet werden. Teurere spätere Einkäufe können dann erst in der nächsten Abrechnung auftauchen.

Was muss sonst in der Abrechnung stehen?

Beruht die Abrechnung auf deinem tatsächlichen Verbrauch oder auf den Werten von Heizkostenverteilern, muss der Gebäudeeigentümer dir dazu Informationen zugänglich machen (§ 6a Abs. 3 HeizkostenV). Dazu gehören:

• der Anteil der eingesetzten Energieträger,
• die erhobenen Steuern, Abgaben und Zölle,
• die Entgelte für Zähler und Heizkostenverteiler, einschließlich Eichung, sowie für Ablesung und Abrechnung,
• Kontaktdaten von Verbraucherorganisationen oder Energieagenturen, die zum Energiesparen informieren,
• ein Vergleich mit einem Durchschnittsnutzer derselben Nutzerkategorie,
• ein grafischer Vergleich deines witterungsbereinigten Verbrauchs mit dem vorherigen Abrechnungszeitraum.

In vielen Abrechnungen kommen die CO₂-Kosten hinzu. Für Abrechnungszeiträume, die am oder nach dem 1. Januar 2023 beginnen, werden sie zwischen Mietern und Vermietern aufgeteilt (§ 11 Abs. 2 CO2KostAufG). Je schlechter der energetische Zustand des Gebäudes, desto kleiner ist der Anteil der Mieterinnen und Mieter. Die Abrechnung muss deinen Anteil an den CO₂-Kosten, die Einstufung des Gebäudes oder der Wohnung und die Berechnungsgrundlagen ausweisen (§ 7 Abs. 3 CO2KostAufG).

Auch die Zähler selbst haben Regeln. Geräte, die nach dem 1. Dezember 2021 installiert wurden, müssen grundsätzlich fernablesbar sein. Für nicht fernablesbare Geräte setzt die Verordnung eine Frist: Sie sind „bis zum 31. Dezember 2026“ nachzurüsten oder auszutauschen. Ausnahmen gibt es nur im Einzelfall. Entweder ist das Nachrüsten wegen besonderer Umstände technisch nicht möglich. Oder es würde durch einen unangemessenen Aufwand oder auf andere Weise zu einer unbilligen Härte führen (§ 5 Abs. 2 und 3).

Sind bei dir fernablesbare Geräte installiert, steht dir seit dem 1. Januar 2022 eine monatliche Abrechnungs- oder Verbrauchsinformation zu (§ 6a Abs. 1 Nr. 2). Bekommst du sie nicht, frag nach. Fehlen Informationen nach § 6a, kann ein Kürzungsrecht von 3 Prozent bestehen (§ 12 Abs. 1 Satz 3).

Wann darfst du kürzen?

Hält sich der Gebäudeeigentümer nicht an bestimmte Pflichten, darfst du deinen Anteil kürzen. Diese Kürzungsrechte stehen im Gesetz:

Für nicht fernablesbare Geräte, die unter die Nachrüstfrist fallen, gilt eine Besonderheit. Sie sind bis zum 31. Dezember 2026 erlaubt (§ 5 Abs. 3). Ein Kürzungsrecht wegen fehlender Fernablesung kommt für sie also erst für die Zeit danach in Betracht. Ab welcher Abrechnung genau, klärst du am besten in einer Beratung.

Bei mehreren Verstößen können sich die Kürzungsrechte nach Einschätzung der Verbraucherzentralen summieren. Für Wohnungseigentümer gegenüber ihrer Eigentümergemeinschaft gelten die Kürzungsrechte der Heizkostenverordnung nicht (§ 12 Abs. 1 Satz 4).

Kürze nicht auf eigene Faust. Eine gründliche Prüfung ist komplex und kann juristisches Wissen erfordern. Die Verbraucherzentralen raten deshalb, sich unabhängig beraten zu lassen, etwa bei ihnen oder bei einem Mieterverein.

Wie kommst du an die Belege?

Das Recht darauf steht im Gesetz. Der Vermieter muss dir „auf Verlangen Einsicht in die der Abrechnung zugrundeliegenden Belege“ gewähren (§ 556 Abs. 4 BGB). Er darf sie auch elektronisch bereitstellen.

Einen Anspruch darauf, dass dir die Belege per Post oder E-Mail zugeschickt werden, hast du laut Verbraucherzentralen grundsätzlich nicht. Für Kopien darf dein Vermieter verlangen, dass du die Kosten übernimmst. Rechne mit 25 bis 50 Cent pro Seite. Eine Ausnahme kann gelten, wenn du weit weggezogen bist. In preisgebundenem Wohnraum, also öffentlich gefördertem, hast du laut Verbraucherzentralen einen Anspruch auf Kopien gegen Kopierkosten.

Ist keine Zusendung möglich, kümmerst du dich selbst um einen Termin. Die Verbraucherzentralen empfehlen: Schlag mindestens zwei Termine mit Tag und Uhrzeit vor. Und setz eine Frist von 14 Tagen für die Bestätigung.

Wie widersprichst du richtig?

Schriftlich und nachweisbar. Die Verbraucherzentralen raten zu einem Fax mit Sendebericht oder einem Einwurfeinschreiben. Sie bieten Musterbriefe an, getrennt für preisfreien und preisgebundenen Wohnraum. Ob deine Wohnung preisgebunden ist, steht im Mietvertrag.

Die Nachzahlung verlangen Vermieter meist schon innerhalb eines Monats. Willst du trotz Widerspruch zahlen, schreib in den Verwendungszweck „Unter Vorbehalt der Rückforderung“.

Oft kommt mit der Abrechnung auch eine höhere Vorauszahlung. Nach einer Abrechnung darf jede Seite die Vorauszahlungen in Textform auf eine angemessene Höhe anpassen (§ 560 Abs. 4 BGB). Die Erhöhung muss laut Verbraucherzentralen plausibel sein und dir erklärt werden. Kannst du eine hohe Nachzahlung nicht stemmen, haben die Verbraucherzentralen eigene Erste-Hilfe-Tipps dazu.

Wie hilft dir die Abrechnung beim Sparen?

Die Abrechnung ist mehr als eine Rechnung. Sie zeigt dir, ob du weniger verbraucht hast. Genau dafür ist der grafische Vergleich mit dem Vorjahr da. Er ist witterungsbereinigt, rechnet also den Einfluss des Wetters heraus. Heb deine Abrechnungen deshalb gut auf. Sie sind ein wichtiger Anhaltspunkt, wenn du neue Werte vergleichen willst.

Noch näher dran bist du mit der monatlichen Verbrauchsinformation. Sie muss deinen Verbrauch im letzten Monat in Kilowattstunden nennen. Dazu kommen Vergleiche mit dem Vormonat, dem Vorjahresmonat und einem Durchschnittsnutzer (§ 6a Abs. 2). So merkst du schon unterm Jahr, ob sich etwas ändert, und nicht erst mit der nächsten Nachzahlung. Was du im Alltag drehen kannst, steht in Richtig heizen: Was ein Grad weniger wirklich bringt und in Stoßlüften statt Kipplüften.

Und bei den Belegen: Frag zuerst nach der elektronischen Variante. Das Gesetz erlaubt sie ausdrücklich. Macht dein Vermieter mit, kommen die Belege zum Beispiel per Mail. Dann sparst du dir die Kopierkosten und den Papierstapel dazu.

So gehst du vor: deine Abrechnung in sechs Schritten

1. Fristen notieren

   Schreib dir auf, wann die Abrechnung angekommen ist. Ab diesem Tag läuft deine Frist für Einwände: bis zum Ablauf des zwölften Monats danach. Prüf außerdem, ob sie innerhalb von zwölf Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraums kam.

2. Mit dem Vorjahr vergleichen

   Leg die alte Abrechnung daneben. Stimmen Zeitraum, Wohnfläche, Gesamtfläche und Verteilerschlüssel? Sind deine Vorauszahlungen vollständig angerechnet? Weichen die Kosten trotz gleicher Nutzung stark ab, lohnt eine genaue Prüfung.

3. Brennstoffpreis nachrechnen

   Teile die Brennstoffkosten des Hauses durch die verbrauchte Menge und vergleiche mit den Richtwerten oben. Bei Öl und Flüssiggas: Sind Anfangs- und Restbestand plausibel, und passt der Anfangsbestand zum Vorjahr?

4. Posten und Pflichtangaben prüfen

   Such nach Reparaturkosten, die nicht hineingehören. Prüf, ob die Angaben nach § 6a und die CO₂-Aufteilung mit Einstufung und Berechnungsgrundlagen enthalten sind.

5. Belege anfordern und schriftlich widersprechen

   Bitte um Einsicht in die Belege, am besten elektronisch. Widersprich per Einwurfeinschreiben oder Fax mit Sendebericht. Zahlst du trotzdem, dann „Unter Vorbehalt der Rückforderung“.

6. Beraten lassen, bevor du kürzt

   Die Energieberatung der Verbraucherzentrale hilft beim Prüfen der Abrechnung. Die Hotline ist kostenlos: 0800 809 802 400. Für Rechtsfragen sind die Rechtsberatung der Verbraucherzentralen oder ein Mieterverein zuständig.